大事なメールは自動振り分けをしない

IT media Biz.ID の「メーリングリストをもっと有効活用する 3 つのポイント」という記事で、「重要なメーリングリストに振り分け機能は使わない」というのが書かれていました。

ITmedia Biz.ID：メーリングリストをもっと有効活用する3つのポイント

メーリングリストのメールを特定のフォルダに振り分けた場合、そのメールを読むにはそのフォルダを開くことが必要になります。そうすると、当然受信トレイに比べてチェックするのが後回しになりがちです。

受信トレイの方がすぐに見られるため、他のフォルダは確かに後回しになりやすいです。
また、振り分け先のフォルダが増えてくると、全部のフォルダに目を通すのも大変になります。
チェックすべき場所が増えると、チェック漏れが発生する危険性も増えます。
私自身、細かく振り分けしていたときにフォルダ数が増えすぎて 1 画面で全フォルダをみることができなくなり、久しぶりのお客さんからのメールを見落としてしまったことがあります。

自動振り分けしないで、受信トレイに入るようにしておくと、受信トレイのメールさえチェックしておけば、大事な要件は確認できることになります。
こうしておくと、受信トレイだけ見れば大丈夫　という安心感を得られます。
ただ一カ所を見ればそこにある　という超整理法のポケット一つの原則と同じですね。

ただ、そのままだと、重要ではないメール（たとえばメルマガやスパム）まで受信トレイにはいってしまい効率が悪いので、重要度の低いメルマガなどに対しては自動振り分け機能を使ったほうがよいでしょう。