今年に入って外出をして打ち合わせをする、という機会が非常に多くなってきました。元々、こもって仕事をしているのが向いているタイプなので進行方法や結果をまとめるといったことが得意ではありません。

あるプロジェクトでは自分が中心となり、膨大な内容をまとめテイク事になりました。最初はいつものように紙資料をエクセルで作成してそれを持って行き、打ち合わせをしました。しかし回を重ねるにつれて

・前回の打ち合わせで決定された内容の確認
・今回の打ち合わせまでに出現した事項の確認
・仕様についての各種書類

などの資料が多くなってきます。そうなると１回の打ち合わせでどのような順番で確認し、資料は何があり、次回までに何をするという確認をすればいいのかということをもれなく行うのが困難になってきました。

そういった会議を前にしてふとその順番をまとめて一枚の資料を作り、会議の最初にまずそれについて説明をすればいいのではと思って作ってみました。いわゆるレジュメ、というものでしょうか。

結果、その日の進行はスムーズに進み、また確認もれなどもなくなりました。そしてその次の会議の際には前回のレジュメと同じようにまずレジュメを書いてから資料を準備したらずっと早く準備が整いました。

というわけで、まずは全体像を全員が確認してから細部に入るということが大事だったのかなと思った次第です。